MAIL MERGE

          Pengertian dan Fungsi Mail Merge

Ada banyak pengertian tentang mail merge dari berbagai sumber . Disini saya akan menuliskan pengertian mail merge yang saya ketahui dari berbagai sumber ( kumpulan ) :

1. Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .
2. Mail Merge adalah Fasilitas dari writter untuk pembuatan surat secara masal .
3. Mail Merge adalah Penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen .
4. Mail Merge adalah merupakan salah satu aplikasi dari microsoft word untuk membuat surat dalam jumlah besar .

Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Office sering digunakan untuk membuat surat-surat seperti:

n  Surat undangan, Surat keputusan, Pemberitahuan, Label undangan

n  Surat peringatan, Sertifikat, Kartu nama, dll.

Keuntungan yang dapat diperoleh selama menggunakan Mail Merge di antaranya:

n  Pembuatannya lebih cepat jika dibandingkan dengan pembuatan surat satu persatu.

n  Halaman dokumen lebih sedikit.

Langkah-langkah untuk membuat Mail Merge:

1.   Buka dokumen Word yang ada, atau buat yang baru.

2. Dari tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.

Panel Mail Merge akan muncul dan membimbing Anda melalui enam langkah utama untuk menyelesaikan penggabungan. Contoh berikut menunjukkan bagaimana cara membuat formulir dan menggabungkannya dengan daftar penerima.

Step 1:

Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela Word, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Dalam contoh kita, kita akan pilih Letters. Kemudian klik Next: Starting document untuk bergerak ke Step 2.

Step 2:

Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke Step 3.

Step 3:

Sekarang Anda memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen. List bisa berada pada file yang sudah ada, seperti buku kerja Excel, atau Anda dapat mengetik list alamat baru dari dalam Wizard Mail Merge.

1. Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.
   
2. Cari file Anda, kemudian klik Open.
   
3. Jika list alamat ada di dalam buku kerja Excel, pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK.
   
4. Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, Anda dapat mencentang atau hapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.
   
5. Klik Next: Write your letter untuk beralih ke Step 4.
   
6. Jika Anda tidak memiliki list alamat yang ada, Anda dapat mengklik tombol Type a new list dan klik Create, kemudian ketik daftar alamat Anda secara manual.

Step 4:

Sekarang Anda siap untuk menulis surat Anda. Ketika itu dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya sama; hanya data penerima (seperti nama dan alamat) yang berbeda. Anda harus menambahkan placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge tahu persis di mana tempat untuk menambahkan data.

Menyisipkan data penerima:

1.  Tempatkan titik penyisipan dalam dokumen di mana Anda ingin informasinya muncul.
   
2. Pilih salah satu opsi placeholder. Dalam contoh kita, kita akan pilih Address block.
   
3. Tergantung pada pilihan Anda, sebuah kotak dialog akan muncul dengan berbagai pilihan sesuai selera. Pilih opsi yang diinginkan, lalu klik OK.
   
4. Sebuah placeholder akan muncul dalam dokumen Anda.
   
5. Tambahkan placeholder lain yang Anda inginkan. Dalam contoh kita, kita akan menambahkan sebuah placeholder Greeting line tepat di atas tubuh surat.
   
6. Setelah selesai, klik Next: Preview your letters untuk beralih ke Step 5.
   

Untuk beberapa surat, Anda hanya perlu menambahkan sebuah Address blok dan Greeting line. Tapi Anda juga dapat menambahkan lebih banyak placeholder (seperti nama recipients atau addresses) dalam tubuh surat untuk personalisasi lebih lanjut.

Step 5:

1. Preview suratnya untuk memastikan informasi dari daftar penerima muncul dengan benar dalam surat itu. Anda dapat menggunakan panah gulir kiri dan kanan untuk melihat setiap versi dokumen.
   
   
   
2. Jika semuanya sudah benar, klik Next: Complete the merge untuk beralih ke Step 6.
   

Step 6:

1. Klik Print untuk mencetak surat.
   
2. Sebuah kotak dialog akan muncul. Putuskan apakah Anda ingin mencetak semua surat-surat, Current document (record), atau kelompok terpilih, kemudian klik OK. Dalam contoh kita, kita akan mencetak semua surat.
   
3. Kotak dialog Print akan muncul. Ubah setelan cetak jika diperlukan, lalu klik OK. Surat-surat akan dicetak.